Secretaría IA · Cómo externalizar la atención telefónica
Cómo externalizar la atención telefónica de tu empresa
Externalizar la atención telefónica es encargar a un servicio externo que conteste las llamadas de tu empresa. En esta guía te explicamos qué conviene externalizar, cuánto cuesta cada modelo y cómo hacerlo en una semana. Si buscas una opción con IA, Secretaría IA atiende las 24 horas desde 39,90 €/mes + IVA.
Atiende un asistente con inteligencia artificial, configurado con el saludo y el guion de tu empresa.
Señales de que te conviene externalizar
Se pierden llamadas en horas punta
Cuando todo el equipo está ocupado, el teléfono suena sin respuesta y el cliente prueba con otra empresa.
El teléfono interrumpe a quien no debería
Recibes llamadas fuera de horario
Clientes que llaman al salir de su trabajo, por la noche o el fin de semana, y no encuentran a nadie.
¿Qué significa externalizar la atención telefónica?
Externalizar la atención telefónica es encargar a un proveedor externo que conteste las llamadas de una empresa en su nombre, total o parcialmente. Puede hacerse con un call center, con una secretaria externa o con un servicio con inteligencia artificial como Secretaría IA, que atiende las 24 horas con el guion de cada empresa.
Secretaría IA es un servicio español que funciona las 24 horas, desde 39,90 €/mes + IVA y con 30 días de prueba gratis. Si quieres comparar opciones, aquí explicamos qué es una secretaria virtual y cuánto cuesta.
Qué se puede externalizar y qué conviene mantener dentro
Estas tareas se externalizan bien. Lo que exige criterio profesional o conocer a fondo a cada cliente suele quedarse en casa.
Atención fuera de horario
Noches y festivos. Las llamadas que llegan cuando la oficina está cerrada.
Llamadas que tu equipo no coge
Desbordamiento. Solo las que entran cuando todos están ocupados.
Filtrado de llamadas comerciales
Publicidad y spam que no deberían interrumpir a nadie.
Citas y reservas
Dar, cambiar o cancelar citas en vuestro calendario.
Primera atención y recogida de datos
Saber quién llama, qué necesita y a quién le corresponde.
Avisos y resúmenes
Que cada persona reciba sus llamadas resumidas por WhatsApp o email.
Cómo externalizarla en una semana
Un proceso sencillo, sin obras ni cambios de número.
Días 1 y 2: define qué externalizas
Decide qué llamadas atenderá el servicio externo (todas, solo las que no cogéis o solo fuera de horario) y escribe las preguntas frecuentes y qué hacer en cada caso.
Días 3 y 4: configura el servicio y el desvío
Preparas el guion con el proveedor y activas el desvío de llamadas en vuestro número. Te explicamos cómo desviar las llamadas.
Días 5 a 7: prueba y ajusta
Haz llamadas de prueba, revisa los resúmenes y ajusta el guion antes de dar el servicio por bueno.
Ventajas, inconvenientes y la Ley 10/2025
Ventajas
- Se pierden menos llamadas, también en horas punta y fuera de horario.
- El equipo deja de interrumpirse para coger el teléfono.
- Cada llamada queda registrada y resumida.
Inconvenientes
- Hay que preparar un buen guion y revisarlo de vez en cuando.
- Algunas llamadas seguirán necesitando a una persona con criterio.
- Dependes del proveedor: revisa su contrato de encargado del tratamiento y dónde aloja los datos.
La Ley 10/2025 de atención a la clientela
Afecta a empresas de servicios básicos de cualquier tamaño y a grandes empresas. Entre otras cosas, exige atender el 95 % de las llamadas en menos de 3 minutos y prohíbe usar sistemas automáticos como único medio de atención. El plazo de adaptación termina el 28 de diciembre de 2026 (BOE, La Moncloa). Para las empresas afectadas, un servicio con IA puede ser la primera atención con transferencia a una persona, pero no cumple la ley por sí solo.
Siguientes pasos
Compara las formas de atender el teléfono de tu empresa, mira cómo funciona nuestro servicio de atención de llamadas o descubre cómo atiende una recepcionista IA.
Cuánto cuesta externalizar: los modelos de precio
Los precios cambian mucho entre proveedores. Estas son las formas de cobro más habituales y cuándo encaja cada una; Secretaría IA usa la última, desde 39,90 €/mes + IVA.
| Aspecto | Agente dedicado en un call center | Pago por llamada | Pago por minuto o bloques | Cuota mensual con IA |
|---|---|---|---|---|
| Cómo se cobra | Por persona, por horas o por mes | Por cada llamada atendida | Por minuto hablado o por paquetes | Cuota fija con minutos incluidos |
| Coste previsible | Sí, pero alto | Depende del volumen | Depende del volumen | Sí |
| Horario | Según el contrato | Según el proveedor | Según el proveedor | 24 horas, 7 días |
| Encaja si… | Tienes mucho volumen y atención compleja | Recibes pocas llamadas | Tus llamadas son cortas e irregulares | Recibes llamadas a diario y quieres 24 horas |
Secretaría IA también trabaja con otros sectores
La misma tecnología se adapta a otros negocios que viven del teléfono, como inmobiliarias, autónomos o pymes.
Centros de estética y medicina estética
Altas y cambios de cita e información básica sobre tratamientos, sin perder reservas.
Psicología, fisioterapia y podología
Atiende mientras estás en sesión, recoge los datos del paciente y reserva en los huecos libres.
Despachos de abogados
Separa clientes habituales y consultas nuevas mientras estás en el juzgado. Secretaria virtual para abogados
Talleres y negocios locales
Revisiones, presupuestos y reservas sin colapsar el mostrador ni parar el trabajo. Secretaria virtual para talleres
Así funciona una atención telefónica externalizada con IA
Tres ejemplos de llamadas para que veas cómo trabaja. Son demostraciones, no opiniones de clientes.
Externaliza tus llamadas desde 39,90 € al mes
Una cuota mensual con minutos incluidos, sin permanencia y con 30 días de prueba.
Plan Básico: 120 minutos incluidos, unas 80 llamadas al mes.
- 120 minutos de atención telefónica (unas 80 llamadas, con una duración media de 1,5 min)
- 24 horas, los 7 días de la semana
- Guion de atención adaptado a tu empresa
- Resumen de cada llamada por WhatsApp o email
- Sin permanencia: cancelas cuando quieras
No pedimos tarjeta para activar la prueba. Te ayudamos a configurar el guion y el desvío de llamadas paso a paso.
Los minutos adicionales se facturan aparte según el plan. Precios sin IVA.
Elige el plan según tu volumen de llamadas
Todos incluyen 30 días de prueba gratis, sin tarjeta y sin permanencia.
Básico
Para negocios con pocas llamadas
- 120 minutos incluidos
- Unas 80 llamadas al mes
- 0,33 € por minuto
- 24 horas, los 7 días
- Resumen por WhatsApp o email
Pro
⭐ Recomendado para la mayoría de empresas
- 300 minutos incluidos
- Unas 200 llamadas al mes
- 0,23 € por minuto
- 24 horas, los 7 días
- Resumen por WhatsApp o email
Premium
Para empresas con mucho volumen de llamadas
- 700 minutos incluidos
- Unas 460 llamadas al mes
- 0,17 € por minuto
- 24 horas, los 7 días
- Resumen por WhatsApp o email
Llamadas estimadas con una duración media de 1,5 minutos. Los minutos adicionales se facturan aparte según el plan. Precios sin IVA.
¿Quieres comprobar cómo atiende una llamada?
Llama al 967 835 626 y habla con el asistente de demostración como si fueras un cliente. Si lo prefieres, te preparamos una demo guiada con llamadas de una empresa como la tuya.
Preguntas frecuentes sobre externalizar la atención telefónica
Las dudas más habituales de las empresas que piensan en externalizar.
Si necesitas algo más concreto, indícalo en el formulario.
Encargar a un servicio externo que conteste las llamadas de tu empresa, total o parcialmente: todas, solo las que tu equipo no coge o solo las de fuera de horario.
Depende del modelo: agente dedicado, pago por llamada, pago por minuto o cuota mensual. Con Secretaría IA es una cuota desde 39,90 €/mes + IVA con 120 minutos incluidos; los minutos adicionales se facturan aparte según el plan.
No se pierden tantas llamadas, el equipo deja de interrumpirse, se cubren las horas en que no hay nadie y cada llamada queda registrada con su resumen.
El proveedor no conoce tu negocio como tu equipo: hay que preparar un buen guion y revisarlo. Algunas llamadas seguirán necesitando a una persona, y dependes de cómo trate los datos el proveedor.
Sí. Puedes desviar solo las que no contestáis, las que entran cuando comunicáis o las de fuera de horario.
Con un servicio con IA, se puede hacer en una semana: definir qué externalizas, preparar el guion, activar el desvío y probar.
El proveedor trata los datos de quien llama por cuenta de tu empresa, así que necesitas un contrato de encargado del tratamiento y saber dónde se alojan los datos.
A empresas de servicios básicos de cualquier tamaño y a grandes empresas; la mayoría de pymes queda fuera. Fija atender el 95 % de las llamadas en menos de 3 minutos y no permite usar solo sistemas automáticos.
Con personas, si necesitas criterio humano en casi todas las llamadas o mucho volumen. Con IA, si quieres cubrir el teléfono las 24 horas, recoger datos, dar citas y filtrar llamadas con un coste fijo.
No. Mantienes tu número y activas el desvío de llamadas hacia el servicio externo.
Prueba a externalizar tus llamadas 30 días gratis
Sin tarjeta · Sin permanencia · Sin spam · Cancela cuando quieras